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Comece seu projeto pelo inicio!

13 Jun

O título parece ser  redundante?   Só parece  …. e você vai compreender o porquê (se você continuar lendo, claro!)

Por incrível que pareça começar o projeto pelo seu inicio é muitas vezes uma tarefa árdua, e o pior… em diversas situações este fato (de iniciar pelo inicio) é totalmente negligenciado por nós e pelos patrocinadores do projeto. O agravante para nós é que aceitamos a “imposição” do “execute já!“, sem muitas vezes argumentar.

Por isso, o que quero mostrar a você neste post é a importância do pré-projeto. Espero que ao final da leitura você se sinta motivado a mobilizar os principais interessados do projeto para que deem a ênfase necessária a esta fase.

Veja algumas interessantes definições sobre os processos de iniciação, segundo o guia PMBOK v4:

  • “o uso do processo de iniciação no início de cada fase ajuda a manter o foco do projeto na necessidade empresarial para o qual o mesmo foi criado”
  • “os processos de iniciação podem ser executados por processos organizacionais, de programas ou portfólios externos ao escopo de controle do projeto.”

Veja o exemplo que é dado no guia:

  •  antes de iniciar um projeto, a necessidade de requisitos de alto nível pode ser documentada como parte de uma iniciativa organizacional maior.”

Só este exemplo contextualiza tudo que penso sobre a importância de um início bem realizado!

Mas apresento algumas atividades, que se você fizer, aumentará as chances de sucesso do projeto:

  • Primeiro: identificar staekholders tenha parceiros, gere comprometimento!
  • Segundo: mapear a origem da demanda do projeto – compreenda a necessidade do negócio e dê importância aos objetivos estratégicos.
  • Terceiro: realizar uma análise de viabilidade técnica para implantar o projeto – será se é possível fazer o que estão querendo? O custo de pesquisa não será maior do que o retorno do produto final?

Algo que sempre procuro realizar quando vou fazer um projeto, seja ele de qual tipo for, é questionar sobre como planejar alguma coisa, se:

Eu não sei o que querem,

Eu não sei quem são as pessoas que querem e para quê querem,

E se é possível ser feito.

A fase de iniciação e os processos que a suportam servem exatamente pra isso: levantar todas as informações necessárias para iniciar o projeto, ou seja, preparar o terreno para dar o passo seguinte –  planejamento do projeto.

Bom, e o Termo de Abertura do Projeto?

Para quem faz a prova de certificação PMP sabe que a coisa mais importante  – para efeitos de prova – do Termo de Abertura é a FORMALIZAÇÃO da indicação do Gerente de Projetos para o projeto. Até considero isso uma premissa. Mas o problema neste posicionamento é que, ao meu ver,  restringe o  valor ao Termo de Abertura do projeto.

Explico:

Novamente citando o guia, “o Termo de Abertura é o documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase e a documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas.”

Veja como o pré-projeto é importante!

Este termo, depois de preenchido e assinado, é que vai demonstrar todo o entendimento prévio daquilo que se consolidou da pesquisa inicial sobre o projeto.

Mas aí vem a pergunta: quem é o responsável por coletar todas as informações a serem consolidadas para se autorizar o projeto, já que não se tem, AINDA, um gerente de projetos formalizado para isso?

Antes, vamos combinar uma coisa: nem tudo é responsabilidade do gerente de projetos, ok?

Lembro que: só há gerente de projetos se houver projeto e eu estou falando de uma etapa que antecede ao projeto.

Para isso, nada mais justo que o patrocinador – apoiado por perfis estratégicos e técnicos – ou um comitê levante essas informações. Deste comitê não poderia sair o GP do projeto? Em minha opinião, sim!

O que pretendo mostrar a você é que o planejamento do projeto é fundamental, não restam dúvidas! Só que, tão fundamental quanto o planejamento é saber o que planejar.

Este é o principal objetivo do pré-projeto. É neste período que os objetivos principais são definidos. O planejamento deve estar voltado a viabilizar o alcance destes objetivos. O erro, geralmente cometido, está no fato do planejamento ser realizado “apenas” para viabilizar a execução do projeto.

O planejamento não é algo solto, ele tem origem… a fase de iniciação. É nesta fase que o planejamento, mesmo que indiretamente, se inicia.

Aí vem a questão do primeiro parágrafo: iniciar um projeto já com a indicação do gerente de projetos e a ele apenas fornecer as restrições de prazo e custo, além de uma visão bem mais ou menos do escopo é o correto?

Muitas vezes é assim que um projeto inicia. Não pelo começo, mas pelo meio ou pelo fim…

Talvez você já tenha vivido a experiência do “patrocinador” dizer: “execute! Você foi escolhido porque acreditamos em seu trabalho!”.

A questão não é acreditar ou não no trabalho de alguém, mas sim de possuirmos informações suficientes para atingir aos objetivos propostos.

Muitos projetos fracassam ou gastam mais tempo que o necessário com o planejamento porque não se tem as questões preliminares básicas respondidas.

Para finalizar, pense sempre e indague seus “admiradores” sobre as questões abaixo:

  • Existe um plano maior de onde originou a demanda para este projeto?
  • Por que querem (área, gerente, presidente, empresa) o projeto?
  • Quais os objetivos e metas que se pretendem alcançar com este projeto?
  • O que realmente pensam que deve ser produzido? Qual o resultado que esperam?
  • Há viabilidade técnica de se fazer o que querem?
  • Quem é a comunidade impactada pelo projeto? (nunca se esqueça disso)
  • Quem está interessado neste projeto? (nunca se esqueça disso)
  • Qual o resultado financeiro que se espera com o projeto? (muito importante!)

Respondidas essas perguntas, vamos iniciar o projeto. Bem-vinda a fase de planejamento!

Até a próxima!

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