Por favor, mais Eficácia no Gerenciamento de seus Projetos!

27 Out

A dinâmica da disciplina de Gerenciamento de Projetos é algo realmente apaixonante. A disciplina tem o poder de transformar, diga-se de passagem, com extrema facilidade, o presente em passado e o distante futuro em realidade absoluta. E isto não acontece por acaso: é espantoso e gratificante ver o quanto se estuda os temas relacionados ao Gerenciamento de Projetos.

Não é raro observar o grande número de autores investindo seu tempo em aprimorar a aplicação do Gerenciamento de Projetos nas organizações. Mais do que isso, é muito bom ver que os profissionais que operam o Gerenciamento de Projetos no dia-a-dia têm o prazer em contribuir com a melhoria contínua dos conceitos envolvidos com a matéria.

Até ontem, por assim dizer, havia total foco em atingir, com máxima precisão, os indicadores de custos e tempo propostos para um projeto. Para muitos, projeto bem realizado era aquele que cumpria suas metas de orçamento e prazo com perfeição. Isto não é de todo errado, já que se buscava a eficiência dos projetos.

Entretanto, o Gerenciamento de Projetos se propõe a ser mais do que dar aos GP’s ferramentas administrativas e orçamentárias para planejar e monitorar um projeto. Não que estas ferramentas sejam desnecessárias, ao contrário, são essenciais. Porém, não é o core do Gerenciamento do Projeto. É neste ponto que gostaria de compartilhar algumas posições sobre a Eficiência e a Eficácia no Gerenciamento de Projetos.

Confesso que não é raro eu confundir Eficiência com Eficácia. Mas, quando isso ocorre, sempre recorro a uma citação de Peter Drucker que diz o seguinte:

“A eficácia é o fundamento do sucesso – eficiência é a condição mínima de sobrevivência após o sucesso ter sido atingido. A eficiência se ocupa em fazer as coisas corretamente. Eficácia significa fazer as coisas certas.”

Compreender isso é realmente importante!

A reflexão sobre Eficiência e Eficácia, no entanto, tem seu inicio na verificação do estágio atual de maturidade de Gerenciamento de Projetos em que a organização se encontra: para aquelas organizações que já atingiram seu sucesso inicial, não seria o momento de caminhar em direção à eficácia dos processos de Gerenciamento de Projetos?

É uma questão que parece óbvia…

O Autor Harold Kerzner ensina que há um Ciclo de Vida da Maturidade do Gerenciamento de Projetos na organização, no qual alguns desafios são apontados em cada fase desta maturidade. A imagem abaixo retirada do livro Project Management – a systems approach to planning, scheduling and controlling do autor citado define bem isto:

Compreendido o estágio que o Gerenciamento de Projetos se encontra, agora é hora de pensar na Eficácia do processo!

Já o conceito de Eficiência e Eficácia para o Gerenciamento de Projetos é tratada, de acordo com a autora Johanna E. M. Schönrok, da seguinte forma:

A eficácia do projeto refere-se à reunião da qualidade do produto definida pelas especificações e requisitos e considera-se a eficiência do projeto sendo definida pelo grau de realização do projeto dentro do prazo e orçamento.

Veja o quanto isso é importante: basta cumprir o projeto conforme seu planejamento de custo e prazo para ele ser considerado “realizado com sucesso”?

Em minha opinião não!

Considero que se dar por satisfeito exclusivamente com a Eficiência do Projeto é muito pouco pelo o que se propõe para o Gerenciamento de Projetos.

Gerenciar Projetos é atingir objetivos maiores!

Pouco adianta cumprir o prazo e o orçamento se não atingir aos objetivos especificados, além de não conseguir provar os motivos que deram existência ao projeto.

É preciso pensar a avaliação do projeto de outra forma: eficácia!

Veja: se os objetivos de qualidade e requisitos do projeto foram cumpridos entre 90% a 95% do proposto e, no entanto, o prazo superou as expectativas em 20% o projeto teria fracassado?!

Se olharmos para a eficiência do projeto, a resposta seria sim!

Mas o projeto atingiu 90% a 95% dos requisitos de qualidade proposto!!!!

Se este percentual foi acordado entre cliente e executor, o projeto foi realizado de uma maneira correta! Pois ele foi eficaz!

Outro aspecto que chamo a atenção é quanto a Gerência de Recursos Humanos em projetos. Uma das vertentes do Gerenciamento de Projetos está na disseminação do conhecimento. A organização que já se encontra em fase avançada de maturidade consegue reter e disseminar o conhecimento adquirido ao longo do desenvolvimento do Projeto. Ao fazer com que a equipe do projeto se desenvolva durante a realização do Projeto, a organização também se torna eficaz.

Veja que este aspecto de mensurar aprendizagem nem sempre é tão simples, mas é um critério tão importante quanto os critérios de custos e prazo. Ter metas relacionadas ao desenvolvimento de Recursos Humanos e de registro e disseminação de Lições Aprendidas também faz que o projeto seja norteado pela eficácia e não somente pela eficiência.

Para muitos o que foi dito é óbvio, mas penso que estamos a evoluir para explorar a potencialidade do Gerenciamento de Projetos de forma completa. E no dia que isso acontecer, teremos organizações melhores e mais adequadas ao mundo atual.

Entretanto, o caminho da eficácia é longo, mas, possível!

Até a próxima!

Referências:

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3 Respostas to “Por favor, mais Eficácia no Gerenciamento de seus Projetos!”

  1. Fernanda Motta 1 Novembro , 2011 às 1:01 #

    Oi Marcelo,

    Gostei muito do seu post sobre a necessidade de se pensar na eficácia dos projetos, afinal de contas, a eficácia está para os resultados (definição de metas e objetivos)
    assim como a eficiência está para otimização de recursos de forma produtiva (melhor uso). Podemos aprofundar um pouco mais a discussão e incluir a efetividade como um dos fatores de sucesso no gerenciamento de projetos, acredito que esses três conceitos, ainda que independentes entre si, guardam estreita relação entre eles, e quanto mais essas relações forem trabalhadas, melhores serão os resultados alcançados. Quando falamos em efetividade no gerenciamento de projetos, estamos falando na capacidade
    de promover os resultados necessários, identificados como pontos de transformação da realidade em que nos encontramos, ou seja, buscamos resultados que vão gerar impacto ou transformação de uma realidade por meio de metas previamente estabelecidas. Tudo isso de forma mensurável. Assim, poderemos entender melhor se nossos projetos estão colaborando para que nossa organização desempenhe ou não seu papel com sucesso.
    A busca pelo desenvolvimento da organização e o crescimento dos indivíduos ocorrem paralelamente como resultado intrínseco desse processo de agregar valor aos resultados. Nesse ponto, é importante considerar a necessidade da avaliação dos processos de monitoramento e a aplicação de pesquisas que traduzam os impactos de forma mais ampla (indicadores de curto, médio e longo prazo). Penso que dessa forma, poderemos agregar valores mais tangíveis aos resultados dos projetos e esses por sua vez possam refletir de forma mais direta os benefícios alcançados na qualidade dos seus produtos e serviços, no desenvolvimento de pessoas, e na evolução da maturidade organizacional.
    Como você mesmo disse, o caminho é longo, porém possível.

    Abs,

    Fernanda Motta.
    Escritório de Projetos Corporativo – Terracap

    • Marcelo Liberato 1 Novembro , 2011 às 8:55 #

      Olá Fernanda!

      Obrigado por comentar! E que comentário, hein!?

      Você tem toda razão quando cita a efetividade no gerenciamento de projetos. Chegaremos lá, com toda certeza! Como disse, a disciplina de Gerenciamento de Projetos é Apaixonante por causa dos desafios que temos pela frente. E o melhor: queremos o desafio!

      Outro ponto que você destacou que merece atenção é a mensuração dos resultados. Sem indicadores não sabemos se estamos indo pra algum lugar e que lugar seria esse!

      Parabéns e Obrigado!

      Marcelo.

Trackbacks/Pingbacks

  1. A oportunidade pode ser única: vá de Paralelismo (fast tracking)! « - 17 Novembro , 2011

    […] publicação passada, quando abordei sobre a Eficácia e Eficiência no Gerenciamento de Projetos (clique para ver), procurei enfatizar a necessidade de concentrar esforços em fazer com que o projeto atendesse […]

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